Kada je bolnica Esseniot primijetila sve veći broj laboratorijskih pogrešaka, od pogrešno postavljenih uzoraka do dugih kašnjenja u transportu, vodstvo je shvatilo da je promjena hitna i da ti mali problemi uzrokuju velike probleme poput odgođenih dijagnoza, preopterećenog osoblja i rizika za sigurnost pacijenata te su odlučili instalirati pneumatski sustav cijevi (PTS) kako bi se pojednostavio tijek rada u laboratoriju. Rezultati su bili zapanjujući, jer su se u roku od nekoliko mjeseci laboratorijske pogreške smanjile za 50%, a ukupna učinkovitost se dramatično poboljšala, a ova studija slučaja pokazuje kako su točno utvrdili problem, implementirali rješenje i postigli mjerljive rezultate u stvarnom svijetu.

Prije instaliranja pneumatski sustav cijevi Bolnica Esseniot suočavala se s dnevnim laboratorijskim izazovima, uglavnom sa sporim transportom uzoraka, pa je čak i osoblje moralo ručno nositi uzorke između odjela, što je stvaralo kašnjenja i veliko opterećenje, posebno tijekom vršnih sati ili u hitnim slučajevima. Uzorci su također bili u opasnosti od kontaminacije jer je nepravilno brtvljenje, označavanje ili guranje moglo utjecati na točnost testa, prisiljavajući ponavljanje testova i odgađajući skrb o pacijentima. Laboratorijski tehničari također su se mučili održati integritet uzorka, prisjećajući se slučajeva kada je krv stajala na pultovima 40 minuta prije nego što je stigla u laboratorij, čineći rezultate neupotrebljivima. Ti su problemi izazvali domino efekt: dulje vrijeme čekanja pacijenata, ponovljeni testovi i stalni pritisak na osoblje te prepoznajući potrebu za pametnijim rješenjem, vodstvo bolnice počelo je istraživati ​​automatizaciju kako bi uklonilo kašnjenja, smanjilo rizike od kontaminacije i osiguralo pouzdaniji sustav, poput otvaranja puta za sustav pneumatskih cijevi.

Nakon što je Esseniot odlučio investirati u pneumatski sustav cijevi, odabrali su prilagođenu postavku prilagođenu veličini, rasporedu i tijeku rada bolnice, a ključne lokacije poput hitne službe, operacijskih sala, jedinica intenzivne njege i glavnog laboratorija mapirane su kako bi se stvorile učinkovite rute. Detaljnim pregledom lokacije utvrđena su kašnjenja i područja s velikim prometom, dok su planovi za budući rast osigurali dugoročnu relevantnost. Također su na odjelima visokog prioriteta instalirane namjenske stanice za slanje/prijem, kao što je, na primjer, hitna služba dobila stanicu pored trijaže za trenutno slanje uzoraka, a laboratorij je dobio jedinicu za automatsko istovar velike brzine kako bi se smanjilo ručno rukovanje. Obuka osoblja usredotočila se na stvarne slučajeve upotrebe, poput medicinskih sestara koje su učile pravilno označavanje i osiguranje, dok su laboratorijski tehničari vježbali skeniranje i preuzimanje. Budući da se sustav podudarao s dnevnim rutinama i točkama pritiska, usvajanje je bilo brzo, a zadaci koji su nekada trajali 30-40 minuta sada su se obavljali za manje od pet minuta, pružajući ne samo brzinu već i tijek rada koji je doista odgovarao potrebama bolnice.

U roku od samo tri mjeseca korištenja novog sustava pneumatskih cijevi, bolnica Esseniot vidjela je jasna poboljšanja u laboratorijskom radu, a vrijeme obrade uzoraka smanjilo se s do 40 minuta na prosječno 5 minuta čak i tijekom vršnih sati, što je laboratorijskim tehničarima omogućilo bržu obradu testova i pomoglo liječnicima da brže donose odluke. Stope odbijanja uzoraka također su pale s oko 6% na manje od 3%, smanjujući otpad, troškove i ponovni rad. Međutim, događalo se manje zabuna jer je svaki uzorak morao biti pravilno zatvoren i označen, što je poboljšalo navike tijeka rada i općenito, sustav je ne samo ubrzao transport, već je laboratorij učinio pametnijim i učinkovitijim, smanjujući stres za osoblje i poboljšavajući ishode pacijenata.